Z dniem 1 stycznia 2019 r. wejdzie w życie ustawa, zgodnie z którą każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który jest prowadzony przez marszałków województw.
Oznacza to, że z początkiem nowego roku przedsiębiorcy, którzy nie uzyskają wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych narażają się na karę grzywny w wysokości nawet 100.000 złotych.
Z nowelizowanych przepisów ustawy wynika ponadto, iż skróceniu ulegnie okres konieczności przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej pracowników z 50 do 10 lat, za sprawą przekazania odpowiednich informacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co stanowić będzie podstawę do wyliczenia przez ZUS świadczeń emerytalnych i rentowych. Udogodnieniem po stronie pracodawców będzie również możliwość przechowywania owej dokumentacji w formie elektronicznej.
Zgłoszenie, o którym mowa powyżej jest zasadniczo proste, bowiem do wniosku winno zostać dołączone oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Konieczny jest także dowód opłacenia opłaty skarbowej.
Jak wskazuje, przedsiębiorca, który do dnia 31 grudnia 2018 r. zgłosi wniosek o wpis do rejestru, nie musi się obawiać żadnych sankcji związanych z ujawnieniem prowadzonej przez siebie działalności.
